総務とは？詳しい仕事内容や必要なスキルを解説

「総務って、どんな部署なの？」

今回は、知られているようで意外と実態が知られていない、総務について解説していきます。

総務とは？

総務は、会社において、組織運営に必要となるさまざまな業務を行う部署です。

「他の部署でカバーできないところをカバーするのが総務」と考えてもらえると、理解しやすいかなと思います。

組織で働く従業員のために、彼らが働きやすい環境や制度を整え、サポートすることが総務の役割です。

世間一般的な評価で言うと、決して華やかな部署ではありません。

しかし、考えてみてください。大手・ベンチャー企業問わず、どの会社にも総務部はあると思いませんか？

それだけ、会社運営にとって、総務部はなくてはならない役割なのです。

地味ながらも縁の下の力持ち、会社にとって必須の部署。それが総務なのです。

総務の仕事内容とは？

総務の仕事内容は多岐にわたります。多岐にわたり過ぎて、一概に「こういう仕事をする部署」と言い切れないのが実情です。

その中で、総務部の主な仕事として、7つの仕事を紹介します。こういった仕事を通じ、総務部は日々組織で働く従業員をサポートしています。

①文書管理

社内の重要書類や社内規定といった秘匿文書の管理・更新や、必要な情報を社内に通達するためのイントラサイト運営などを行っています。

②契約管理

社内文書だけでなく、対外的な契約文書も扱っています。会社は日常的にあらゆる契約書を外部と交わしています。契約文書には法定保存期間といって、「～年は保管すること」と法律で決められているものもあります。そういった文書を適切に保管・管理しています。

③備品管理・発注

消耗品、机や大型のオフィス什器、従業員用パソコンなど、会社内のあらゆる備品の発注・管理を行うのは総務部の仕事のひとつです。これに付随して備品のリース契約管理や、必要に応じて修理やメンテナンスを手配することもあります。

④施設管理

備品だけでなく、施設の管理も総務部の仕事です。

照明や空調設備の点検や整備、防災設備管理、オフィスの清掃業者手配などはもちろん、法律で定められた定期点検やメンテナンス、防災訓練なども総務部が取り仕切ることが多いです。

⑤株主総会・取締役会の企画・運営

株主総会や取締役会の企画・運営も、総務部が全体を取りまとめることが多いです。

（取りまとめは総務部であることが多いものの、多種多様な部署が関わります）

株主へ発送する招集通知や当日利用する会場手配などを皮切りに、総務が大活躍する機会です。

⑥社内行事・イベントの企画・運営

入社式や経営発表会にとどまらず、会社としてのボランティア活動やCSR活動など、さまざまな社内イベントを総務は取りまとめています。

実際のイベントの企画だけでなく、従業員への告知や会場手配、参加管理など、実務もばっちり担当します。

従業員のエンゲージメント向上を目的に企画される社内行事やイベントも、総務部が中心となっていることが多いです。

⑦渉外業務

渉外は、取引先や金融機関、公的機関、業界団体など、社外組織と交渉する業務です。

事業を運営していく上で、役所に許認可申請手続きを行ったり、他の組織の協力を仰いだりするケースもよくあります。

会社によっては広報部や法務部などが担当することもありますが、外部からの連絡窓口を1本化する目的もあって、総務が請け負うことが多くなっています。

昨今は上記に加え、労働環境や社内制度の整備も、総務にとって大きな役割となっています。

2019年に働き方改革関連法が施行され、多様な働き方の実現や長時間労働の是正など多くの制度改正が行われたことで、労働環境に対する「法律・規定の順守」や「働きやすさ、風通しの良さ」を求める声が大きくなったことが背景にあります。

いずれにしても、いま我々が自分の仕事に集中できている裏には、総務の存在があると言えそうです。

総務のやりがいとは？

大きく分けると、以下の3つです。

①会社の組織運営に関われる

上記の通り、総務の仕事は、組織運営に関わるものばかりです。一見地味に見える仕事1つとっても、それは組織運営につながっています。

従業員のサポートという役回りを通し、各部署で抱える課題を拾い上げて解決することで、会社が成長していく姿を実感できます。

②汎用性の高く、幅広いスキルが身につく

上記の通り、総務はあらゆる会社にとって、なくてはならない存在です。

それゆえに、他の会社でも通用する汎用性の高いスキルを身につけることができます。

（例えば、パソコンスキルなどに加え、管理や交渉、社内コミュニケーションスキルなど）

担当範囲や業務範囲にも寄りますが、語学や人事、経理に関するスキルも身につける機会があります

これも、カバー範囲の広い総務ならではと言えます。

特に中小・ベンチャー企業では、総務部が幅広い業務をカバーすることが多く、よりユーティリティの高い人材になれる環境があると言えます。

③社員から感謝される

細々とした日々の雑務も担当する総務の仕事は、何かと社員に感謝されることが多いものです。

社外の人間から感謝される仕事はたくさんありますが、社内の人間に感謝される仕事は、多くありません。

「同じ企業で働く仲間のために動き、感謝される仕事に就きたい」という人にとって、総務部は大きなやりがいを感じられる部署です。

総務に必要なスキル・資格とは？

担当する領域にもよりますが、総務に必要なスキルは汎用的なものが多いです。

汎用ゆえに、総務の仕事は、特別な専門知識・スキルがなくとも挑戦しやすい仕事であるとも言えます。
ここからは、総務には具体的にどんなスキル・資格が求められるのかを解説します。

①資格

まず総務の仕事をするにあたって、必須となる資格は基本的にありません。

ただ、法務関連など担当する領域によっては、その領域知識や資格が必要なケースもあります。そのため、これから総務に挑戦する方は、自分がどの領域を担当し、それに資格が必要かどうかを事前に確認しておくことをおすすめします。

②スキル

特段、「これ」といったスキルが必要ということはありません。

あえて言うなら、以下のスキルが求められます。

・コミュニケーション能力
・マルチタスク力
・パソコンスキル

上記は総務に限らず、幅広い部署で求められるスキルでもあります。

とはいえ、総務ではさまざまな仕事が同時並行的に発生します。総務で働く人には、上記の汎用スキルをベースに、新たな業務を遂行するため、必要な知識・スキルを自ら身につけていく姿勢が求められます。

一見すると、総務には特別な資格・スキルが求められることは少なく、未経験でも挑戦しやすい部署であると言えます。

しかし、一見容易に見える仕事だからこそ、実は人によって仕事の質・得手不得手がはっきり出やすいことも事実です。

「誰でもできそうなことを、誰よりも高品質で遂行する」
「仕事を通じ、新たな知識やスキルを自ら学んで身につける」

そうしたマインドが、総務には求められると言えます。

まとめ

今回は総務について解説しました。

普段、あまり詳しく知る機会の少ない総務というお仕事を、少しでも理解いただけたなら幸いです。

この記事にも記載しましたが、総務は華やかな部署ではないものの、「縁の下の力持ち」として会社を支える、なくてはならない部署です。加えて、未経験でも挑戦しやすい一方で、だからこそ得手不得手がはっきり出てしまう仕事でもあります。

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